Acceptable Use Policy
- Versie: 10/2025
- Toepasselijk op: Sendtex BV (“Leverancier”) en zakelijke klanten (“Klant”).
www.sendtex.com is een e-mailmarketing platform waarmee u en e-mailmarketing campagnes en nieuwsbrieven kan aanmaken, versturen en beheren. Het Sendtex platform is eigendom van Sendtex bv, Genkersteenweg 204, 3500 Hasselt, Ondernemersnummer BE 0887.868.120.
1. Vooraleer u Sendtex kan gebruiken, verklaart u uitdrukkelijk:
- 18 jaar of ouder te zijn
- Het registratieproces succesvol te (hebben) doorlopen met een zakelijk e-mailadres
- U akkoord te verklaren met deze gebruiksvoorwaarden
- Correcte en up-to-date contactinformatie aan te leveren
- Sendtex niet te gebruiken op een manier die indruist tegen de letter en de geest van de op u toepasselijke wetgeving.
Sendtex kan gebruikers op ieder ogenblik het gebruik van het platform ontzeggen en kan gebruikersaccounts afsluiten, zonder verhaal vanwege de gebruiker, indien wordt vastgesteld dat de gebruiker het Beleid voor Acceptabel Gebruik niet naleeft.
2. Gebruikersaccount
U bent verantwoordelijk voor het vertrouwelijke karakter van uw gebruikersnaam en paswoord. U bent ook verantwoordelijk voor ieder gebruikersaccount waar u op Sendtex toegang toe heeft. Indien u merkt dat er niet gemachtigd gebruik werd gemaakt van uw gebruikersaccount, brengt u Sendtex hiervan onmiddellijk op de hoogte. Sendtex kan onder geen enkel beding verantwoordelijk worden gesteld voor het verliezen of hacken van paswoorden. Sendtex heeft geen toegang tot de paswoorden van de gebruikersaccounts en kan om deze reden enkel de paswoorden resetten.
3. Recht op gebruik van een gebruikersaccount
Sendtex heeft geen zicht op de verantwoordelijkheden en relaties binnen uw organisatie en kan derhalve niet tussenkomen in discussies over het eigendomsrecht van een gebruikersaccount. U verklaart geen informatie over een gebruikersaccount op te vragen dat niet van u is; bij eventuele discussies over het eigendomsrecht / gebruiksrecht over een bepaald gebruikersaccount op Sendtex, verklaart u dit rechtstreeks te regelen met de andere partij. Voor Sendtex bepaalt wie eigenaar is van een gebruikersaccount op basis van de inhouden van de verstuurde mails. Indien meerdere personen / instanties in die verstuurde mails vermeld worden, baseert Sendtex zich op de contactinformatie die in het betrokken gebruikersaccount beschikbaar is.
4. Opzeggen (afsluiten) gebruikersaccount
Uzelf en Sendtex kan op ieder ogenblik uw gebruikersaccount opzeggen door de tegenpartij hiervan op de hoogte te brengen. Voor het opzeggen (afsluiten) van een account is het niet verplicht om een specifieke reden op te geven. Indien Sendtex het gebruikersaccount afsluit zonder een specifieke reden hiervoor op te geven, zal Sendtex de niet verbruikte e-mailcredits alsook de resterende looptijd van het licentiecontract (meestal 1 jaar) vergoeden, door het overeenkomstige bedrag terug te storten op de financiële rekening van de gebruiker. Indien Sendtex bij het afsluiten van het gebruikersaccount een specifieke reden opgeeft (zoals bvb een schending van deze gebruiksvoorwaarden), dan worden de niet verbruikte e-mailcredits, noch de resterende maanden looptijd van het licentiecontract, niet vergoed.
Indien u Sendtex gedurende een periode van 12 maanden of meer niet meer heeft gebruikt, kan Sendtex uw account als "inactief" beschouwen en het gebruikersaccount afsluiten en alle bijhorende gegevens (inclusief de verstuurde e-mailcampagnes, contacten en statistieken) definitief verwijderen.
5. Gebruik van e-mailcredits
Sendtex werkt met een systeem van e-mailcredits. Om via Sendtex e-mails te kunnen versturen, dient u over voldoende e-mailcredits te beschikken. Deze credits kunnen online via het platform aangekocht worden.
6. Recht om e-mailcampagnes te controleren
Sendtex heeft het recht om uw e-mails intern te testen, kopiëren en na te kijken om te controleren of deze voldoen aan deze gebruiksvoorwaarden en wettelijke bepalingen.
7. Algemene gebruiksregels
We proberen het Sendtex platform zo functioneel en efficiënt mogelijk te houden, en hebben daarvoor uw hulp nodig. U verklaart daarom uitdrukkelijk:
- Geen SPAM te versturen via Sendtex. Als SPAM beschouwen we: ongewenste commerciële boodschappen die quasi gelijktijdig naar een grote groep geadresseerden verstuurd worden, zonder dat deze geadresseerde hierom gevraagd hebben, zonder dat zij bestaande relaties van de verstuurder zijn of zonder dat deze commerciële boodschappen voor de geadresseerden nuttig kunnen zijn.
- Geen aangekochte, gehuurde of gescrapete e-mail adreslijsten van derden te gebruiken
- In de e-mails enkel inhoudelijk materiaal te gebruiken (teksten, foto's, afbeeldingen, … ) waar u eigendomsrechten of gebruiksrechten op heeft
- De serverruimte voor het opslaan van foto's, afbeeldingen en andere types bestanden enkel te gebruiken voor foto's en bestanden die in uw via Sendtex verstuurde e-mails gebruikt worden. Het is niet toegelaten om bestanden op de Sendtex server te plaatsen waarnaar u verwijst vanuit uw (of andere) websites en niet-Sendtex e-mailberichten.
- Dat uw gebruik van Sendtex in overeenstemming is met alle toepasselijke wetgevingen en regels die op u en uw doelpubliek van toepassing zijn. Het is uw verantwoordelijkheid om te bepalen of Sendtex een geschikt platform voor u is in het kader van alle op u en uw doelpubliek toepasselijke wetgeving en richtlijnen. Indien u aan dergelijke richtlijnen onderhevig zijt, kan Sendtex onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden indien uw e-mail berichten niet aan die richtlijnen zouden voldoen.
- Pornografische of seksueel expliciet getinte e-mails te versturen met Sendtex
- Geen e-mails te versturen waarin goederen of diensten worden aangeboden die indruisen tegen de geldende wetgeving en toepasselijke regels.
- Geen foutieve of misleidende namen, adressen, e-mailadressen, onderwerp regels, … te gebruiken in de e-mails
- De software en andere informatie beschikbaar op de Sendtex website te downloaden, gebruik te maken van reverse engineering, decompileren, disassembleren of namaken om er een concurrerend product van te ontwikkelen. Ander verboden gebruik betreft: misbruik van API’s, malwareverspreiding, impersonatie, piramidesystemen, politieke campagnes zonder naleving regelgeving.
- E-mails die met Sendtex werden aangemaakt, te versturen via andere diensten.
8. Sectoren en diensten die het gebruik van Sendtex ontzegd wordt
Sendtex streeft ernaar om zo hoog mogelijke afleverstatistieken voor al haar gebruikers te kunnen voorleggen. Omdat sommige sectoren en diensten helaas onderhevig zijn aan een hoog SPAM gehalte, waardoor de goede afleverstatistieken van onze mailservers in het gedrang zouden kunnen komen, zien we ons helaas genoodzaakt om een aantal sectoren, activiteiten en types diensten uit te sluiten van het gebruik van Sendtex. Het betreft ondermeer:
- Escort en dating diensten
- Aanbieden van farmaceutische producten
- Online trading en beursactiviteiten
- Gok activiteiten en gok producten
- Aanbieden van leningen of financiële hulp
- Voedingssupplementen
- …
9. Aanpassingen gebruiksvoorwaarden en Sendtex platform
Sendtex heeft het recht om op ieder ogenblik wijzigingen aan het e-mailmarketing platform en het gebruik ervan door te voeren. Ook mag Sendtex op ieder ogenblik een aangepaste versie van deze gebruiksvoorwaarden beschikbaar maken op de Sendtex website. Deze aangepaste gebruiksvoorwaarden zijn onmiddellijk toepasbaar voor ieder nieuw gebruik van het Sendtex platform.
10. Aansprakelijkheid
Sendtex biedt enkel een platform aan om gepersonaliseerde e-mails op te maken, te versturen en op te volgen. De inhoud van de e-mails wordt volledig zelfstandig door de gebruiker bepaald en opgemaakt; deze heeft er dan ook de volledige verantwoordelijkheid over.
Sendtex kan bijgevolg op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor de via Sendtex verstuurde teksten, foto's, afbeeldingen, … die in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving en regels, met de auteursrechten en intellectuele eigendommen of die derden schade kunnen toebrengen.
De gebruiker verbindt zich uitdrukkelijk ertoe Sendtex te vrijwaren van alle mogelijke vervolging die resulteert uit het gebruik van het Sendtex platform en de door Sendtex geleverde diensten.
11. Niet verlengen van een jaarlicentie
Indien u beslist van uw jaarlicentie niet te verlengen zal Sendtex, uit veiligheidsoverwegingen en in het kader van de GDPR wetgeving, overgaan tot het verwijderen van uw account 60 dagen na het verlopen van de jaarlicentie. U kunt de geldigheid van uw licentie te allen tijde nagaan onder de instellingen van uw persoonlijke account. Uiteraard zal er ook de nodige communicatie en opvolging zijn om u eraan te herinneren dat uw jaarlicentie gaat komen te vervallen. Bij het verwijderen van uw account zullen eveneens alle campagnes, statistieken, e-maillijsten en afzonderlijke e-mailadressen verwijderd worden van onze servers. Dit is onherroepelijk en kan na verwijderen niet meer hersteld worden.
12. Deliverability-drempels
De Klant streeft continu naar gezonde metrics waardoor mailcampagnes steeds uitgestuurd worden naar "zuivere" contactlijsten die, bij voorkeur, allen op een wettelijke manier zijn verzameld via een dubbele opt-in. Nota: dubbele opt-in betekent dat iemand zich eerst aanmeldt (bijv. via een inschrijfformulier) en daarna nog een bevestigingsmail krijgt om zijn inschrijving te bevestigen. Pas na deze tweede stap is de inschrijving geldig. Dit bewijst dat de persoon echt zelf toestemming heeft gegeven.
De volgende operationele drempels gelden als richtwaarden bij het verzenden van e-mails:
- Spamklachten ≤ 0,2% --> Hogere percentages kunnen leiden tot reputatieschade of blokkades door inboxproviders,
- Bounces of onbezorgbare e-mails ≤ 5% --> Te veel ongeldige adressen duidt op slechte lijstkwaliteit of gebrek aan bevestiging (opt-in),
- Uitschrijvingen ≤ 1,5% --> Een hoger percentage wijst op irrelevante of te frequente mailings,
Overschrijding van deze drempelwaardes kan leiden tot throttling, pauzeren of beëindiging van de account. Bij het pauzeren of opschorten van de account, zal de Leverancier dit steeds aan de Klant doorgeven met vermelding van reden, impact en (indien redelijk en mogelijk) een hersteltermijn. Nota: throttlen is het tijdelijk vertragen van e-mailverkeer om reputatieschade of misbruik te voorkomen.
De drempelwaardes kunnen worden aangepast met 30 dagen kennisgeving, behoudens dringende veiligheids- of anti-misbruikredenen.
13. Bewaartermijn
Sendtex bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk. Voor de bewaartermijn bij het opzeggen van een gebruikersaccount verwijzen we graag naar artikel 2 en 11 van deze gebruikersvoorwaarden. Voor de statistieken van uitgestuurde e-mailcampagnes heeft Sendtex een interne policy dat deze gegevens in detail bewaard worden binnen het account van de klant en dit voor een default periode van maximaal 12 maanden. Na deze periode worden enkel nog basisstatistieken bewaard en kunnen de detailgegevens van deze statistieken niet meer geraadpleegd worden. Klanten die hieraan toch andere eisen stellen kunnen dit door Sendtex manueel laten bijsturen, specifiek voor hun account.
14. Toepasselijk recht en bevoegdheid
Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de uitvoering, interpretatie of geldigheid van deze overeenkomst vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Hasselt.
Contactgegevens
Sendtex BV
Genkersteenweg 204
3500 Hasselt
België
Tel.: +32 11 54 23 12
E-mail: info@sendtex.com
Website: www.sendtex.com
KBC: 735-0167185-42
IBAN: BE77 7350 1671 8542
BIC: KREDBEBB
BTW: BE 0887.868.120
